Bewaartermijnen

Administratie bewaartermijnen

Alle Nederlandse ondernemingen zijn verplicht om een administratie te voeren en deze ook te bewaren. In de praktijk weten velen echter nog steeds niet hoe lang de documenten nu bewaard moeten blijven.

De bewaarplicht is ingesteld omdat de administratie van een organisatie voor de Belastingdienst een belangrijk instrument is om inzicht te krijgen in de feiten die van belang zijn voor de belastingheffing. Hierbij geldt als hoofdregel dat de gehele administratie zeven jaar bewaard moet blijven.

De actuele waarde van een stuk is bepalend. Pas als het document deze actualiteitswaarde niet meer heeft, begint de bewaartermijn te lopen. Denk bijvoorbeeld aan contracten, afspraken met de Belastingdienst etc.

Een langere bewaartermijn geldt voor heffing van BTW op onroerende zaken, namelijk negen jaar volgend op het jaar waarin de onderneming de zaak is gaan gebruiken.

De bewaarplicht geldt vanzelfsprekend niet alleen voor fysieke, maar ook voor digitale documenten. Dit betekent onder meer dat u relevante e-mails zult moeten bewaren. In veel bedrijven gebeurt dit echter niet en dit kan bij eventuele controle tot grote problemen leiden.

E-mail

Veel afspraken en deals worden via e-mail bevestigd. Daarom is het handig en soms ook noodzakelijk om uw e-mail correspondentie goed te archiveren. Om zelf dingen terug te vinden, maar ook vanuit juridisch oogpunt.

Digitale klantgegevens

Uw digitale klantgegevens kunnen uitermate waardevol zijn. Als u digitaal klantgegevens bewaart, kunt u statistieken maken en zien wie uw meest winstgevende en meest verliesgevende klanten zijn. Wat nemen de klanten wel en niet bij u af, hoe vaak en vanaf welke locatie? Deze gegevens kunt u weer gebruiken om uw producten beter in de markt te zetten.

Let op! Voor het bewaren van digitale klantgegevens heeft u te maken met de privacywetgeving.

Personeelsgegevens

Voor bepaalde documenten die betrekking hebben op de personeelsadministratie geldt een termijn van vijf kalenderjaren ná afloop van de dienstbetrekking, namelijk:

-         loonbelastingverklaringen, of de gegevens voor de loonheffing

-         kopieën van identiteitsbewijzen

-         bijlagen studenten- en scholierenregeling

Tip

Wat u ook archiveert, zorg voor een standaardformaat waarmee u de bestanden in het archief opslaat. Sla uw documenten op in PDF-formaat. Deze zijn gemakkelijk te openen en/ of te versturen.

Onderstaand treft u de verschillende bewaartermijnen schematisch weergegeven aan.

Bron: Special Office